Jahresberichte

Arbeitsgruppe
Archivierung von Krankenunterlagen (AKU)

Dirk Holthaus, Mönchengladbach (Leiter) 
Andreas Henkel, München (Stellvertreter) 

Tätigkeit vom 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2022

Organisation

Dirk Holthaus (Mönchengladbach) wurde während der Münchner Archivtage am 30. Juni und 01. Juli 2022 im Klinikum rechts der Isar (MRI) der Technischen Universität München (TUM) zum neuen Leiter der Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ (AKU) gewählt. Bis dahin leitete Prof. Dr. Paul Schmücker (Mannheim) kommissarisch, nach dem unerwarteten Tod von Dr. Carl Dujat (Mönchengladbach) im März 2020, die Arbeitsgruppe. Andreas Henkel (München) fungiert weiterhin als Stellvertreter.

Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ (AKU)

Die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ (AKU) der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.V. (GMDS) ist in Fachkreisen eine Institution und bringt seit 1993 vor allem diejenigen Akteure zusammen, die sich im Krankenhaus, in der Wissenschaft und in der Softwareindustrie mit der digitalen Archivierung oder Digitalisierung von Patientenunterlagen beschäftigen.

DMEA - Satellitenveranstaltung 2022 von GMDS und BVMI

Traditionell ist die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ (AKU) auch ein Ausrichter eines Workshops auf der DMEA - Satellitenveranstaltung von GMDS und BVMI in Berlin. Am 25. April 2022 moderierten Andreas Henkel (München) und Dr. Pierre-Michael Meier (Grevenbroich) den Workshop vor zahlreichem Publikum zum Thema: Aktueller Stand zu den digitalen und IHE-konformen Gesundheits- und Patientenakten unter Berücksichtigung von ISiK und KHZG.

Im ersten Block des Workshops wurden Präsentationen und Diskussionen um das Thema Dokumentenaustausch mit IHE-konformen Archivstrukturen auf Basis der ISiK-Stufe 2 abgehalten. Vorgestellt wurden dazu die aktuelle ISiK-Spezifikation, die Verbindung des IHE-Profils XDS mit dem Profil MHD bei Archivsystemen in Verbindung mit der ISiK-Stufe 2, der Aufbau eines zukunftssicheren Clinical Data Repositories (CDR) mit IHE und FHIR unter Berücksichtigung von ISiK-Stufe 2 sowie ein Anwendungsbeispiel ISiK-Stufe 2 anhand der Strukturen der Medizinischen Interoperabilitätsplattform am Universitätsklinikum rechts der Isar in München.

Der zweite Block des Workshops befasste sich mit dem Thema: Herausforderungen des KHZG im Umgang mit Interoperabilitätsanforderungen und der rechtssicheren Archivierung.

Vorgestellt und diskutiert wurden dazu eine Plattformstrategie der digitalen Archivierung für die Nutzung durch Patientenportale, Plattformstrategien für Datenobjekte, die Zukunft des IHE IT-I Frameworks und der Rolle von FHIR, der aktuelle Trend zum E-Siegel sowie der aktuelle digitale Reifegrad in.“ deutschen Krankenhäusern.

Münchner Archivtagen 2022

Das Jahres-Highlight der Arbeitsgruppe war, nach zwei Jahren Pandemie und den daraus resultierenden mehrmaligen Terminverschiebungen, das 48. Treffen der GMDS-Arbeitsgruppe "Archivierung von Krankenunterlagen", endlich wieder als Präsenzveranstaltung, am 30. Juni und 01. Juli 2022 im Klinikum rechts der Isar (MRI) der Technischen Universität München (TUM).

Die Münchner Archivtage befassten sich unter anderem mit dem aktuellen Stand von digitalen und IHE-konformen Gesundheits- und Patientenakten. Weitere entsprechende Themen waren elektronische, revisionssichere Archivlösungen für gescannte und originäre elektronische Dokumente, Enterprise Content Management (ECM) Systeme und Integrationsplattformen. Der Focus der Tagung lag auf dem derzeitigen Stand der digitalen rechts- und revisionssichern Archivierung in Deutschland, der Transformation von Archivierungslösungen zu Integrationsplattformen basierend auf IHE- und FHIR-Standards und der auf KHZG beruhenden Notwendigkeit der Interoperabilität von elektronischen Archivsystemen sowie die Beleuchtung der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen.

Zentrale Themen waren auch die aktuellen Entwicklungen zum elektronischen Dokumentenmanagement und zur digitalen Archivierung im deutschen Gesundheitswesen. Diese wurden durch Vorstellungen von Archivlösungen, IHE- und FHIR-basierten Integrationsplattformen verschiedener Einrichtungen des Gesundheitswesens sowie im speziellen die Konzepte und Lösungen des Gastgebers, Universitätsklinikum rechts der Isar (MRI), präsentiert. Als Beispiele wurden u.a. die Archivierungs- und KIS-Komponenten des MRI, des Universalarchivs des Universitätsklinikums Gießen und der digitalen Gesundheitsplattform Ostwestfalen-Lippe sowie der Relaunch des Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems im Klinikverbund Bonn vorgestellt. Zukunftsweisend waren die Themen Cloud-basierte Archiv- und Kommunikationsplattformen (Klinikum Saarbrücken), Patientenportale und Auswertung großer unstrukturierter Dokumentenbestände. Als neuer Bereich der Archivtage wurde das Thema „Datenmanagement und Archivierung in der medizinischen Forschung“ identifiziert. In diesem Zusammenhang auch die Bedeutung der Archivierung für die medizinische Forschung am Beispiel von Datenintegrationszentren. Hochaktuell ist auch die Anbindung digitaler Archive an das Leistungserbringerportal des Medizinischen Dienstes, aber auch das digitale Meldeverfahren an Gesundheitsämter bei Infektionen. Darüber hinaus wurde auch gezeigt, dass Cloud-basierte Archivlösungen mittlerweile unter Routinebedingungen rechtssicher betreibbar sind. Lösungsbeispiele dafür sind das Health Data Office, das elektronische Fallaktenmanagement im Virtuellen Krankenhaus Nordrhein-Westfalen sowie diverse Patientenportale.

Die Archivtage haben eindeutig gezeigt, dass IHE ein gesetzter Standard im Bereich der elektronischen Archivierung ist. Deshalb werden auch wieder in diesem und nächsten Jahr gemeinsame Workshops von GMDS und IHE Deutschland veranstaltet werden. Auch diese waren leider in den letzten Jahren Opfer der Pandemie.

Neben dem Bereich IHE etablieren sich auch immer mehr Entwicklungen im Bereich FHIR im deutschen Krankenhauswesen, wobei hier beide Standards koexistieren und sich ergänzen. Auf den Archivtagen wurden hierzu u.a. Projekte des Klinikums Saarbrücken und des Universitätsklinikums Heidelberg vorgestellt, ferner kommerzielle Interoperabilitätsplattformen sowie Patientenportale und Archivlösungen im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes.

Die Vorträge zu FHIR, IHE und CDA zeigten, dass die Verkehrsfähigkeit und Compliance eine wesentliche Rolle im Rahmen des digitalen Archivwesens spielen. Erst standardisierte und interoperable Schnittstellen zwischen Dokumentations-, Signatur- und Archivierungs-diensten führen zu prozessorientierten und wirtschaftlichen Lösungen, insbesondere wenn gängige Standards wie DICOM, IHE, FHIR, CDA und KIM genutzt werden.

Trotz der laufenden Corona-Pandemie nahmen etwa 80 Personen an den Archivtagen teil. Sie genossen den gewohnten intensiven Informationsaustausch während der Tagung und der Abendveranstaltung im Harlachinger Jagdschlössl. Im Rahmen einer Dinner Speech zeigte Jürgen Bosk (Münster/Braunschweig) die Bedeutung von Daten-, Dokumentenmanagement und Archivierung für die Digitalstrategie in Krankenhäusern auf. Diese muss heutzutage nicht nur einrichtungsintern, sondern auch institutionsübergreifend ausgerichtet werden.

Die Präsenzveranstaltung der Archivtage hatte für die Teilnehmer eine enorme Bedeutung für die Diskussionsmöglichkeiten und den persönlichen Informationsaustausch, so dass die Weiterentwicklung und Verbreitung des Dokumentenmanagements und der Archivierung im Gesundheitswesen weiter gewährleistet werden kann. Eine virtuelle Tagung hätte diesen Informationsaustausch und wichtigen kleinen Diskussionen nebenher nicht bieten können.

Die Münchner Archivtagen 2022 zeigten, dass das Thema der Archivierung von Patientenakten und den zugehörigen vor- und nachgelagerten (analogen und digitalen) Prozessen immer bedeutsamer wird, vor allem dadurch, dass die digitalen Archivsysteme zu Interoperabilitätsplattformen, basierend auf internationalen Standards, wie IHE (Integrating the Healthcare Enterprise) und FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources), mit integrierter Archivierung transformieren und mittlerweile auch strukturierte Daten mit betrachten und verarbeiten können. Somit entstehen „Datendrehscheiben“ innerhalb einer Krankenhaus-IT-Landschaft, an die alle Patientendaten von allen IT-Systemen verspeichert werden und von den verschiedenen Systemen im Bedarfsfall wieder abgerufen und verarbeitet werden können.

KHZG, KHSFV und KHEntgG

Beschleunigt wurde und wird diese Transformation zusätzlich durch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) und die Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV). Die Notwendigkeit der Interoperabilität von medizinischen Softwareprodukten auf Basis von internationalen Standards ist in einer Vielzahl von MUSS-Kriterien innerhalb der Fördertatbestände des KHZG festgeschrieben. Darüber hinaus ist im Krankenhausentgeltgesetz (KHEntgG) unter § 5 Vereinbarung und Abrechnung von Zu- und Abschlägen im Absatz 3h festgelegt: „Die Vertragsparteien nach § 11 vereinbaren für die Zeit ab dem 1. Januar 2025 einen Abschlag in Höhe von bis zu 2 Prozent des Rechnungsbetrags für jeden voll- und teilstationären Fall, sofern ein Krankenhaus nicht sämtliche in § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 bis 6 der Krankenhausstrukturfonds-Verordnung aufgezählten digitalen Dienste bereitstellt…“. Die unter Nummer 2 bis 6 der Krankenhausstrukturfonds-Verordnung aufgezählten digitalen Dienste sind auf Daten der digitalen Archivsysteme, transformiert zur Integrations- und Interoperabilitätsplattform, angewiesen, um im Sinne der Krankenhausstrukturfonds-Verordnung zu funktionieren.

Ausblick 2023

Auch im Jahr 2023 war die Arbeitsgruppe wieder Ausrichter eines Workshops auf DMEA-Satellitenveranstaltung 2023 im Vorfeld der DMEA sein. Die Themenschwerpunkte waren dabei „Berichte zum Stand der Umsetzung von KHZG-Projekten mit dem Fokus Interoperabilität und elektronische Archivierung (ECM)“ und „Archivierung von Krankenunterlagen mit IHE und FHIR sowie deren Einbindung in EHR-Systeme.

Das Jahres-Highlight der Arbeitsgruppe wird allerdings die Hannoverschen Archivtage 2023, ausgerichtet durch KRH Klinikum Region Hannover sowie Medizinische Hochschule Hannover, am 20. Bis 21. November 2023 in der Medizinischen Hochschule Hannover sein. Das Leitthema der Hannoverschen Archivtage 2023 lautet: „Umbruch beim Thema Archivierung? Das neue Rollenverständnis des elektronischen Archivs im Kosmos von KHZG, KIS/KAS, Patientenportal, Mobilität, Intersektoralität, IOP, TI, ISIK, IHE, FHIR, CDR, DICOM und Papier“.

28. Juni 2023

Dirk Holthaus, Mönchengladbach | Leiter der Arbeitsgruppe AKU

Andreas Henkel, München | Stellvertretender Leiter der Arbeitsgruppe AKU

Amtszeit der Leiter*innen und deren Vertretung 

30. Juni 2022 bis 29. Juni 2025